Cómo desinstalar rápidamente uno o varios documentos de Google Docs

Tengo esta pregunta todo el tiempo: la gente tiene empleados, pasantes o contratistas en la oficina, comparten un montón de documentos posiblemente delicados, y luego se apresuran a no compartir todo después de que los trabajadores se han ido. El número de documentos es a veces abrumador – pero no se preocupe, es fácil de descompartir en masa los documentos si es necesario, así es como se hace.

Solución : Para descompartir rápidamente muchos documentos de Google Docs una vez, es necesario utilizar la unidad de Google en la que se puede buscar mediante filtros específicos, seleccionar varios documentos e ir a Compartir>Avanzado para eliminar el uso compartido con una persona específica. Puede hacerlo en sólo cuatro pasos.

Uso de la unidad de Google para varios Unshare

Lo más importante es utilizar la unidad de Google en lugar de Google Docs. Cuando se editan archivos, la diferencia no es importante, pero cuando se intentan realizar operaciones con varios documentos, se consigue un mundo de diferencia.

La razón es que Google Docs es una interfaz de listado más sencilla que te permite acceder rápidamente a un documento. Google Drive está más orientado a la gestión de archivos, y la multiselección es una característica central. Aquí es donde la mayoría de la gente tropieza al tratar de actuar sobre muchos archivos a la vez. Ir a

https://drive.google.com/drive/my-drive

Desde allí, verá una barra de búsqueda en la parte superior, que muestra “Search Drive” como texto predeterminado. Introduzca ese campo haciendo clic en el campo de edición.

Utilice filtros para seleccionar archivos con precisión

A continuación, debes enumerar todos los archivos que has compartido con una persona específica (a través de su dirección de Gmail o del correo electrónico de la cuenta de Google, ya que no tiene por qué ser una dirección de Gmail). Para ello, deberá utilizar filtros simples. Te daré más opciones a continuación, pero las que necesitamos ahora son

  • A:
  • Propietario:

El filtro “Para:” descartará todos los archivos que NO sean compartidos con una dirección de correo electrónico específica. Este debe ser el correo electrónico de la persona con la que desea compartir el documento.

El filtro “Propietario:” sólo mostrará los archivos creados por una persona específica, normalmente usted. Si se trata de un entorno de varias personas, puede que no sea práctico si hay más de una docena de personas porque cualquiera podría haber compartido un documento con otra persona. Esto es OPCIONAL.

Para más opciones de filtrado, puede leer este Docor este más corto, pero se le ocurre que, al filtrar su lista de documentos, tendrá una vista más clara y ahorrará tiempo.

Instrucciones paso a paso para eliminar en masa los archivos de Google Docs.

Paso #1

En el cuadro Búsqueda de unidad, escriba

to:intern@gmail.com owner:boss@gmail.com

Obviamente, reemplace intern@gmail.com y boss@gmail.com por el correo electrónico de la persona con la que desea compartir (interno), y el correo electrónico del creador del documento (jefe). Pulse Intro para ejecutar la búsqueda y debería ver una lista de los documentos que se han compartido con esa persona.

step1-unshare-gdocs-search

Paso #2

Seleccione varios archivos pulsando CONTROL y utilizando el botón izquierdo del ratón para seleccionar los archivos que desea añadir, o seleccione un archivo y, a continuación, utilice MAYÚS+tecla izquierda del ratón en otro archivo para seleccionar una lista de archivos.

He aquí un vídeo que muestra cómo seleccionar varios archivos en GDrive:

Paso #3

Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo seleccionado y seleccione “Compartir” en el cuadro de diálogo emergente. A continuación, haga clic en el enlace “Avanzado”.

Paso #4

Seleccione la persona que desea eliminar de la lista de usuarios que comparten haciendo clic en la X de la derecha. Guarde los cambios con los botones “Guardar cambios” en la parte inferior derecha. ¡Eso es todo!

Si realiza la misma búsqueda de unidad, los archivos ya no deberían aparecer, lo que significa que esta persona ya no tiene acceso a los documentos. ¡Bravo, tu trabajo está hecho!

Consejos adicionales

Cuando seleccione los archivos, asegúrese de que sólo selecciona los archivos sobre los que tiene control administrativo. Si selecciona archivos que son propiedad de otra persona, es posible que no pueda modificar las propiedades de uso compartido.

Si ves “Varía” para una de las personas con las que quieres compartir los documentos, esto es probablemente lo que está pasando. Puede seleccionar archivos por lotes más pequeños, o utilizar el filtro “Propietario:” para seleccionar sólo los archivos que tiene derecho a modificar.

Todo esto se puede hacer en la interfaz web, y no requiere la instalación de ninguna aplicación. Espero que este simple consejo te haya ahorrado mucho tiempo J – si ese es el caso, sigue a Ubergizmo en Facebook para aprender más cosas!